Generalato
SVD

La administración de empresas es la ejecución de todos aquellos actos que están asociados con la adquisición efectiva, la inversión rentable, el uso y la venta de bienes temporales que están relacionados con la realización de negocios en general. [41]

En nuestra Congregación, llevamos a cabo nuestras actividades de acuerdo con principios comerciales sólidos. En todas y cada una de las transacciones financieras, cada administrador está obligado a guiarse por el presupuesto aprobado por el Provincial y Consejo de la Provincia / Regional y su Consejo y por el Consejo General de las misiones.

Este capítulo se divide en función de las partidas del balance: activo (corriente, fijo e inversiones), pasivo y capital. El capítulo concluye con los epígrafes utilizados en la cuenta de resultados y gastos.

A. ACTIVO CIRCULANTE

I. Explicación [42]

Se entiende por activos corrientes principalmente el efectivo y las inversiones a corto plazo. Estos se gestionan en el marco de la administración ordinaria.
En nuestra Congregación, la inversión en valores se considera un acto de administración ordinaria, ya que estos activos se destinan a un eventual uso después de un aplazamiento temporal. Mientras tanto, se invierten de forma rentable, pero deben estar disponibles gratuitamente en todo momento. Estas inversiones a corto plazo no están sujetas a las regulaciones de enajenación (ver can 638 § 3; 1291).

II. Observaciones relativas a cada una de las partidas del activo circulante

1. Efectivo disponible [43]

a. Oficina Principal de Pago
Todos los recibos y desembolsos deben ser anotados en un libro de contabilidad (ver c 212.1). Las auditorías de efectivo deben realizarse regularmente, así como una revisión general frecuente de los libros (es decir, los registros financieros).

El dinero en efectivo disponible no debe exceder el máximo permitido para una casa en particular. Es obligatoria una transferencia inmediata de fondos a una cuenta bancaria. El tesorero provincial debe procurar que en su provincia no queden grandes sumas en la caja, donde no devengan intereses, ni en las cuentas bancarias de las casas que devuelven muy poco interés.

b. Oficina de Pago Subsidiaria
En principio, no se permiten oficinas de pago especiales.
Sin embargo, en las casas y empresas más grandes, se pueden establecer cuentas especiales y oficinas de pago subsidiarias (apostolado misionero, prefectos, subsidios, clubes misioneros, librería, granja, etc.), que deben rendir cuentas al menos una vez al mes a la oficina principal de pagos.

Todas las oficinas de pago subsidiarias deben incluirse en la contabilidad. Los superiores deben cuidar de que no se queden grandes cantidades sin registrar.

c. Mantenimiento de un sistema de fondos de anticipos
Un «imprest» es una cuenta de efectivo que se utiliza para pagar gastos pequeños y rutinarios. Se recomienda que los gastos diarios en efectivo se procesen a través del fondo de anticipos. Es decir, se determina una cantidad fija de caja chica con la que se pagan todos los gastos en efectivo.  Cuando la cantidad de efectivo está a punto de agotarse, el fondo de caja chica se eleva al monto total mediante un retiro del banco. El monto de este retiro debe ser la suma de todos los pagos en efectivo anteriores. Este sistema simplifica el control de la caja, ya que la cantidad ya entregada y la cantidad aún disponible deben ser iguales a la cantidad fija de caja chica.  Presupone, sin embargo, que ningún pago en efectivo se mezcle con esta caja chica, sino que se deposite directamente en el banco.

2. Efectivo en el banco [44]

a. Las cuentas bancarias de todo tipo deben estar a nombre de una persona jurídica de la Congregación. Hay que tener cuidado de que haya varios firmantes para cada cuenta. Los firmantes deben ser cambiados inmediatamente cuando se nombra a una nueva persona. Del mismo modo, el nombre del titular del cargo anterior debe eliminarse de la cuenta.

b. Si por razones políticas u otras razones graves una cuenta bancaria tiene que estar a nombre de una persona física, se deben designar al menos dos firmantes. Ambos deben tener el poder de realizar retiros por separado. También debe haber una declaración escrita notariada que indique que al fallecer o separarse de la Congregación, el depósito vuelve a la Congregación.

Se debe tener cuidado de que el poder de hacer retiros por parte de uno se extienda más allá de la muerte del otro. Además, tiene que haber una disposición notariada a favor de la Congregación que surta efecto en el momento de la muerte que establezca que los depósitos revertirán a la Congregación en caso de muerte. Es posible que esto tenga que tomar la forma de una última voluntad y testamento válidos, dependiendo de las leyes civiles del país.

c. Las transacciones que impliquen grandes cantidades de dinero de un banco a otro o a un tercero deben ser autorizadas por dos signatarios. En caso de que sea necesario que una sola persona realice grandes transferencias de dinero, el comprobante de transferencia debe ser autorizado por dos personas.

d. Lo que se ha dicho aquí sobre las cuentas bancarias se aplica igualmente a las transacciones que involucran a todos los demás activos (activos corrientes, inversiones a largo plazo, activos fijos).

e. Las tasas de interés devengadas por las cuentas de dinero corriente deben ser monitoreadas cuidadosamente. Se debe tener cuidado de que las tasas de interés apropiadas se garanticen mediante la inversión en cuentas de ahorro y depósitos a plazo fijo.

f. Es aconsejable una centralización de los fondos en toda la Provincia para obtener tasas de interés más altas y facilitar la obtención de crédito cuando sea necesario. Sin embargo, los activos de las casas individuales deben estar claramente indicados en los libros. Puede ser ventajoso que varias Provincias de un mismo país mancomunen sus recursos.

g. Se debe tener cuidado al realizar transacciones bancarias en línea. La seguridad en línea y los controles internos deben estar en su lugar.

3. Valores [45]

a. La permisibilidad de la posesión de valores
Hoy en día, la opinión común es que no sólo se permite la posesión de bonos, sino también de acciones en empresas económica y moralmente inobjetables, aunque el propietario de las acciones sea copropietario de la empresa (que puede ser un fabricante, un proveedor de servicios, una institución financiera u otro negocio) y participe en sus pérdidas y ganancias.

b. Canje de Valores
Las inversiones a corto plazo o valores negociables son inversiones que se pueden convertir fácilmente en efectivo. Forman parte del activo corriente. Su intercambio forma parte de la administración ordinaria.

En tales transacciones se debe evitar dar la impresión de meros negocios o de comercio frecuente (ver can 286; 1392).

c. Consulta
Para proceder con seguridad en la compra y venta de acciones y otros valores, es indispensable el asesoramiento de expertos fiables (véase c 631; 643.5). En cada Provincia, es asunto del tesorero provincial velar por que la compra y venta de valores se lleve a cabo sólo después de que se haya solicitado el asesoramiento profesional.

4. Créditos [46]

a. Concepto
Las cuentas por cobrar son reclamaciones de pago. Estas reclamaciones surgen cuando se han entregado bienes o se han prestado servicios sin la recepción del pago equivalente en dinero.  Las cuentas por cobrar también se crean cuando las pensiones, los alquileres, los intereses y los dividendos han vencido y siguen sin pagarse.

b. Supervisión
Las cuentas de deudores se clasifican según el número de días (0 días, 30 días, 90 días y más de 90 días) por los que vence el pago. La antigüedad de las cuentas por cobrar es necesaria como forma de supervisar las cuentas por cobrar. (Véase el canon 1284 sobre la función de los administradores, en particular las secciones 7 y 8).

c. Fondos de préstamos
Si no es posible evitar las solicitudes de préstamos y el pago anticipado de salarios, todas las empresas más grandes deberían tener a su disposición un fondo de préstamos.

Sin embargo, se deben cumplir todas las regulaciones legales para dichos fondos.

d. Estudiantes
Las reclamaciones pendientes de comida, alojamiento, matrícula y otras reclamaciones impagas de los estudiantes deben enumerarse en «Estudiantes».

e. Asignación para deudas incobrables
La asignación para deudas incobrables se basará en el análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar. El porcentaje para cada fecha de vencimiento dependerá de las experiencias y los datos pasados.

Para el reconocimiento de pérdidas por deudas incobrables (véase el índice 110)

5. Inventarios [47].

El inventario se refiere a los bienes que se mantienen para la venta, los bienes que están en producción o que se van a poner en producción. Pueden incluir suministros de oficina no utilizados, suministros de cocina y otros suministros diversos.

Al final del año, se efectuará una evaluación de las existencias mediante un control físico de cada uno de los suministros.

Al comprar y almacenar suministros, se debe prestar atención a evitar pérdidas innecesarias de inventario por deterioro físico y obsolescencia.

El primero en entrar, el primero en salir o el último en entrar, el primero en salir son métodos aceptables de contabilidad de inventario que se pueden utilizar según la necesidad de la Provincia.

6. Ganadería [48]

a. La Administración Ordinaria
Por regla general, la administración del inventario vivo implica actos de administración ordinaria.

Todas las transacciones comerciales deben registrarse cuidadosamente en un libro de cuentas para que los registros puedan revisarse en cualquier momento. Se debe tener cuidado de que las listas, evaluaciones, compras, ventas, mantenimiento y vivienda se registren cuidadosamente.

b. Administración Extraordinaria
Todo cambio esencial en la gestión es un acto de administración extraordinaria, por ejemplo, un cambio de la agricultura a la ganadería (pastos), un cambio de la ganadería lechera a la cría de ganado.

7. Pagos anticipados [49]

Esta cuenta representa los pagos efectuados antes de la recepción o utilización de bienes y servicios. Con frecuencia se efectúan pagos por adelantado por conceptos como seguros, alquileres, impuestos e intereses. Al final del año, antes de cerrar los libros, se debe hacer un análisis de las cuentas antes mencionadas para separar la parte no utilizada de la parte vencida.

B. INVERSIONES A LARGO PLAZO

I. Lineamientos Generales para la Inversión Responsable

La mayordomía fiel exige una inversión provechosa de una porción razonable de los recursos materiales de la Congregación. Si se dejara inactivo en la economía actual, el mayordomo merecería la misma reprobación que el siervo de la parábola del Evangelio que enterró el talento de su amo en la tierra (véase Mateo 25:14–30).

1. Inversión Corporativa y Responsabilidad Social [50]

Los principios de una buena administración dictan que no solo se debe estudiar la seguridad y la tasa de retorno de la inversión, sino que también se deben considerar los estándares éticos de las empresas. Es la intención de la Congregación, en sus relaciones con el mundo de los negocios, proporcionar liderazgo moral y testimonio profético en los asuntos corporativos siguiendo políticas de inversión que estén en conformidad con nuestras creencias cristianas y consistentes con los principios morales y sociales de la Iglesia. Para lograr estos objetivos, la Congregación adopta estas políticas generales de inversión.

Los fondos pertenecientes a las diversas instituciones de la Congregación no se invertirán en empresas cuyas actividades consistan principalmente en la fabricación de materiales y armas destinadas a destruir vidas humanas.

2. Desarrollo de principios éticos para las inversiones

El generalato anima a todos los consejos provinciales a desarrollar Principios Éticos para las Inversiones y el seguimiento de sus inversiones. El desarrollo de estas directrices y su implementación requiere el establecimiento de un comité que investigará a las empresas, determinará su cumplimiento de los principios éticos y recomendará cambios en la cartera si es necesario. Puede tomar tiempo seguir estos pasos descritos en el Apéndice C, pero debemos hacer de esto una parte integral de nuestra misión e implementar estos principios como testimonio de nuestra fundación teológica como instituto religioso.

3. Creación de Comités de Finanzas [51]

Aunque la administración de los bienes temporales en la Congregación está confiada a sus tesoreros, en ciertos casos no deben actuar sin antes buscar el consejo de al menos dos asesores en el campo de las finanzas dentro de la Congregación, así como de profesionales laicos de fuera de la Congregación que sean expertos en el campo de las finanzas, la inversión y la administración (ver 18ª CG res.1.2.6). Esto es de especial importancia en asuntos que involucran inversiones en la Congregación y otros fondos fiduciarios donde se involucran grandes sumas y altos riesgos. 

La creación de un Comité de Finanzas es obligatoria para asesorar al tesorero y a la administración en los ámbitos de las finanzas, las inversiones y la gestión. Para una planificación financiera global a largo plazo más eficaz y el máximo rendimiento de las inversiones, este comité también podría organizarse a nivel interprovincial (véase can 1280; c 643.5). 

El comité de finanzas, junto con profesionales externos, debe actuar como un control interno de la Congregación. Es responsable de garantizar que la Provincia cumpla con los GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) y los procedimientos y pautas especificados en este documento. Este comité tiene jurisdicción sobre las cuentas de inversión aquí descritas.

II. Explicaciones y directrices para los distintos tipos de inversiones a largo plazo

1. Valores [52]
Por valores entendemos las acciones y bonos que, a través de una declaración, se consideran como una inversión a largo plazo. Por lo que se refiere a la seguridad y la rentabilidad de la inversión a largo plazo en valores, las directrices aplicables a los valores como inversión a corto plazo son aún más válidas en este caso.

2. Bienes Raíces [53]
Por bienes inmuebles nos referimos a terrenos y edificios comprados para una posible revalorización del precio, para fines de alquiler y arrendamiento, para uso futuro o para venta. Antes de comprar cualquier bien inmueble, se debe tener cuidado para asegurarse de que la propiedad en cuestión esté libre y despejada, sin gravámenes. Debido a la complejidad de las transacciones inmobiliarias, los servicios de un abogado competente y un corredor de bienes raíces honesto son indispensables.

3. Asociaciones [54]
Por asociación entendemos la participación prolongada o a largo plazo en empresas externas o sus subsidiarias. Debido a los riesgos y debilidades inherentes a algunas formas de organización de sociedades (responsabilidad ilimitada de los socios, relativa inestabilidad en la gestión y el funcionamiento), se debe tener especial cuidado al celebrar un acuerdo de asociación.  Además, para evitar la aparición de disputas entre los socios, los acuerdos pertinentes deben celebrarse por escrito. Algunos de los puntos importantes que deben incluirse en el acuerdo de asociación son el tipo de negocio que se llevará a cabo, la duración del contrato de sociedad, el alcance de la responsabilidad de los socios y el método de división de ganancias y pérdidas.

4. Hipotecas por cobrar [55]
Una hipoteca por cobrar significa un crédito que surge de la transferencia de dinero por el cual se han ofrecido bienes inmuebles y edificios como garantía. 

Los préstamos garantizados por hipotecas inmobiliarias son una forma de inversión relativamente menos arriesgada. Además del cuidado normal en la obtención de la escritura de hipoteca y la ejecución de los instrumentos relacionados con un contrato de hipoteca, también se debe prestar especial atención al valor real del inmueble pignorado y a los ingresos generados por el mismo. Ejemplos de propiedades de bajo riesgo y generadoras de ingresos adecuadas para fines hipotecarios son apartamentos, edificios de oficinas y hoteles. Los riesgos de inversión en préstamos hipotecarios también se minimizan aún más si se impone un programa de amortización específico al prestatario.

5. Préstamos por cobrar [56]
Por préstamos entendemos un crédito derivado de la transferencia de dinero por objetos negociables para los que no se ofrecieron bienes inmuebles o edificios como garantía.

Puesto que los préstamos no establecen un gravamen legal como garantía, existe un gran peligro de que se pierdan los bienes de la Iglesia, como lo demuestra la experiencia. Por lo tanto, se deben observar las siguientes regulaciones en esta materia.

a. Los préstamos sólo pueden hacerse a los institutos eclesiásticos (propios o ajenos). Si en un caso especial se cree que se debe dar un préstamo incluso a un instituto no eclesiástico, se debe obtener la aprobación del Superior según los límites de la competencia.

b. Incluso un préstamo a corto plazo a una persona privada sólo puede hacerse si existe una obligación de hacerlo por parte de la Congregación y el Superior competente y su Consejo lo aprueban.

6. Préstamos intrasociedad [57]
En nuestro sistema de contabilidad, entendemos que el préstamo de fondos a largo plazo por parte de un propietario de la Congregación a otra persona jurídica dentro de la Congregación se considera un préstamo dentro de la Congregación. Un ejemplo de préstamos dentro de la Congregación sería cuando la Congregación en su conjunto hace un préstamo a una Provincia, o una Provincia hace un préstamo a una comunidad local. En estos préstamos, las condiciones de reembolso y de interés deben ser acordadas por escrito entre el prestamista y el prestatario.

III. La Administración Ordinaria

Se consideran administración ordinaria los siguientes: [58]

1. La conservación segura y sistemática de todos los documentos importantes (valores, escrituras hipotecarias, pagarés; véase c 643.6).
2. El cobro de intereses y un recordatorio oportuno a los deudores.
3. La notificación oportuna a los superiores del peligro de pérdida para que se haga todo lo posible para evitar daños más graves.

IV. La Administración Extraordinaria [59]

1. Principio general
La inversión de fondos en valores a largo plazo, bienes inmuebles, sociedades, cuentas por cobrar hipotecarias, préstamos y préstamos intrasociales, así como todo cambio e intercambio esencial de los mismos, es siempre un acto de administración extraordinaria, sin importar cuál sea el monto involucrado. La razón de ello es que esa inmovilización a largo plazo de los bienes libres implica, en cierto sentido, siempre un menoscabo de la situación financiera de la persona jurídica de que se trate. Con tales medidas se pierde, hasta cierto punto, el libre acceso a los fondos propios. Además, esta inversión a largo plazo puede entrañar riesgos y resultar desventajosa.

2. Competencia
La decisión relativa a la inversión a largo plazo de los fondos pertenecientes a la Congregación, con excepción de los valores, se rige por los límites de competencia establecidos en nuestra Congregación.

V. Inversiones de fondos fiduciarios [60]

1. Separación clara
El monto total del fondo fiduciario como activos debe concordar, en la medida de lo posible, con su entrada como pasivo para asegurar en todas partes que haya una clara distinción entre ellos y los activos propios de la Congregación (ver c 641.1).

2. Composición
Muchos elementos que aparecen en los activos de la Congregación también pueden constituir inversiones en fondos fiduciarios, incluidos terrenos, edificios, sociedades, cuentas por cobrar hipotecarias, préstamos, valores, cuentas bancarias y activos similares.

3. Contabilidad [61]
El registro de las transacciones que involucran fondos fiduciarios se puede realizar mediante un sistema especial de contabilidad autónomo para fondos fiduciarios que, sin embargo, debe unirse a través de una cuenta de conexión al sistema de contabilidad principal del propietario de la Congregación. La contabilidad debe transmitirse en detalle a través de esta cuenta de conexión.

Al final del año, la ganancia o pérdida restante del departamento de contabilidad del fondo fiduciario debe ingresarse a través de esta cuenta de conexión en el balance general y en el estado de ingresos y gastos del propietario de la Congregación.

Sin embargo, sólo se recomienda el establecimiento de un departamento de contabilidad separado para los fondos fiduciarios en las fundaciones más grandes en las que los fondos fiduciarios sean considerables.

Normalmente, existen tres formas de administrar las cuentas de los fondos fiduciarios:

a. Los fondos fiduciarios se invierten en la Provincia. Luego, en el marco de la inversión del fondo fiduciario, se hace un reclamo correspondiente más alto a la Provincia.

b. Los fondos fiduciarios son invertidos por el propio síndico en una cuenta de ahorro o en valores. En este caso, el valor correspondiente de la inversión se registra en los libros del síndico.

c. Los fondos fiduciarios que se entregarán regularmente, como los fondos de misión, están sujetos a las regulaciones para fondos de misión.  Para mantener estos fondos claramente separados de los fondos fiduciarios propios de la Congregación, se requiere que se separen de otras inversiones de fondos fiduciarios, se mantengan líquidos en todo momento y se transfieran a las misiones o misioneros sin demora.

4. Administración [62]

a. Normas Generales
aa. Las normas del derecho universal (ver can 1302) y nuestra propia ley (ver c 645) son las mismas para la administración de los fondos fiduciarios que para la administración de los fondos propios de la Congregación.
bb. En este sentido, el procurador de misión es la contraparte del ecónomo provincial. Está obligado por las exigencias de su Ordinario (cf. c. 1302 § 2 y 3).

b. Casos especiales a tener en cuenta
Hay casos en los que se requiere el permiso del Ordinario del lugar. Es necesario recurrir al Ordinario competente para el lugar si: 
aa. Se trata de bienes destinados a un lugar o diócesis determinados, a sus habitantes o a causas piadosas (cf. can 1302 § 2 y 3).
bb. Se trata de cambiar esa inversión.

Este procedimiento también debe observarse en los casos en que, con permiso del Ordinario del lugar, dichos fondos fiduciarios se invirtieron en valores y ahora se van a canjear por otros valores. No se requiere autorización cuando los beneficios de la venta de dichos valores se reinvierten en nuevos valores de la misma clase. 

C. ACTIVOS FIJOS

I. Lineamientos Válidos para Todos los Ítems de Activos Fijos

1. Significado de Activos Fijos [63]

a. Activos Fijos según Nuestro Balance General
De acuerdo con nuestro balance, el término «activos fijos» incluye todos los terrenos, edificios, maquinaria, equipo, herramientas, mobiliario, accesorios, vehículos y libros de la biblioteca.

b. Activos fijos en el sentido del derecho canónico – Patrimonio
En el uso corriente del derecho canónico, los activos fijos incluyen sólo aquellos activos invertidos a largo plazo que constituyen el capital invertido permanente real. Los activos que han sido adquiridos para ser vendidos de nuevo o las inversiones a corto plazo de dinero en bienes inmuebles o valores no entran en el significado del término. Más bien, se consideran activos corrientes.

c. Significado de las normas pertinentes del derecho canónico
Es importante comprender y observar las normas del derecho canónico relativas a la venta (enajenación) del capital invertido real y a la creación de nuevo capital invertido (colocación). En algunos casos de este tipo, se requiere el permiso del Dicasterio para los Institutos de Vida Consagrada y las Sociedades de Vida Apostólica (CIVCSAL) [antes conocida como la «Sagrada Congregación para los Religiosos e Institutos Seculares»] para su validez. Por lo tanto, ciertos actos que involucran bienes fijos en el sentido del derecho canónico son, incluso para el generalato, actos de administración extraordinaria. 

El significado de este reglamento para los funcionarios administrativos subordinados reside sobre todo en la clara comprensión de que las transacciones que entran dentro de este reglamento son inválidas si el Dicasterio Vaticano no ha concedido el debido permiso. El procurador general solicita este permiso, pero la tasa impuesta por la autoridad eclesiástica en estos casos debe ser pagada por los interesados inmediatos (comunidades locales, provincias, la Congregación en su conjunto).  Los límites de competencia más allá de los cuales se debe pedir a la Santa Sede son propuestos por la Conferencia Episcopal de cada región y deben ser seguidos por todos los institutos religiosos (cf. c. 1292 § 1; 638 § 3).

2. La formación de nuevo capital invertido / proyecto de autosuficiencia

a. Exigencia de la ley universal [64]
aa. Permiso del Dicasterio para los Institutos de Vida Consagrada y Sociedades de Vida Apostólica
Para la formación de nuevas inversiones de capital como nuevos activos fijos pertenecientes a la Fraternidad de acuerdo con el derecho canónico, es decir, para inversiones en sentido propio (colocación), no es necesario, propiamente hablando, permiso de la Sagrada Congregación. Sin embargo, por otras razones, a menudo es necesario obtener este permiso. Esto es especialmente cierto cuando se superan los límites de competencia, ya sea si la nueva inversión se realiza mediante la venta de capital invertido; es decir, de bienes ya invertidos a largo plazo, o si la nueva inversión se realiza con capital externo (ver can 638 § 3). 

bb. Permiso del Ordinario del lugar
Es necesaria la autorización del Ordinario del lugar para la inversión a largo plazo de ciertos fondos fiduciarios (cf. can 1302 § 1 y 3). Este permiso también es necesario si se trata de nuevas fundaciones para las que se requiere permiso eclesiástico.

b. Reglamento de Nuestra Ley Propia [65]
aa. Competencia de los Superiores de la Congregación según los límites de la competencia
Dentro de la Congregación, tanto de acuerdo con nuestros estatutos como con las normas relativas a la competencia, las autoridades competentes para todas las demás nuevas inversiones son los respectivos superiores. Lo que determina la competencia es el monto total involucrado en toda la transacción.  En consecuencia, para cada nueva inversión o cambio mayores en los activos fijos, se necesita la aprobación del Superior o del Consejo General. El permiso del superior debe darse por escrito (cf. c. 638 § 3).

bb. Estimación de costos y plan financiero: requisitos legales 
Para cada nueva formación de activos fijos, tales como compras, proyectos de construcción, adquisiciones u otras nuevas inversiones de activos que formen parte de la administración extraordinaria, se presentarán al generalato, además de la solicitud de autorización, los siguientes documentos legales.

1) Estimación de costos (el costo de inversión en la puesta en marcha del proyecto/s)
2) Plan financiero (descripción del negocio, los ingresos y gastos proyectados para cinco años). A la petición de permiso se debe agregar una estimación de costos detallada exacta, así como un plan de negocios financiero exacto.
3) En el caso de un proyecto de autosuficiencia, se deben dar los siguientes requisitos al generalato:

i. Declaración sobre la entidad concreta a la que apoyará el proyecto. 
Ii. Estimación de costos
Iii. Plan de negocios

Del mismo modo, se proporcionará una actualización anual al generalato una vez que comience el proyecto (véase la carta circular P07/2019). Esto debe incluir una declaración sobre los fondos disponibles de los que el peticionario puede disponer libremente. En la medida en que dichos fondos no sean suficientes, el peticionario debe indicar cómo se recaudarán los fondos faltantes. La contribución propia debe incluirse tanto en el presupuesto como en el plan financiero.

Se debe presentar una solicitud por separado para obtener un préstamo. La solicitud sólo puede hacerse si existe la plena certeza de que se dispondrá de los fondos necesarios. Una promesa verbal no es suficiente.

3. La Alienación (Alienatio) de los Activos Fijos

a. Significado y división [66]
Los cánones 1291, 1297 y 638 § 3 tratan de la enajenación de bienes pertenecientes a una persona jurídica en la Iglesia. Estos cánones dejan claro que:
aa. La enajenación propiamente dicha es toda transferencia compensada o no compensada del derecho de propiedad o de uso.
bb. La enajenación en sentido impropio es toda disminución o limitación del derecho de propiedad y de tenencia mediante arrendamiento a largo plazo, arrendamiento o negocios jurídicos similares que perjudiquen la condición de los activos fijos.

b. Requisitos de la ley eclesiástica universal para la enajenación en el sentido propio de los bienes fijos de la congregación [67]
Para la enajenación en sentido propio de los activos fijos de la Congregación, deben cumplirse las siguientes condiciones:
aa. Una razón justa
Como la necesidad urgente, la ventaja evidente, o una razón religiosa, caritativa u otra razón pastoral grave (cf. can 1293 § 1 n 1).
bb. Valoración
Se requiere una tasación pericial escrita de los bienes que se van a enajenar (ver can 1293 § 1 n 2).
cc. Permiso necesario de los Superiores eclesiásticos competentes
Sin la licencia previa del superior eclesiástico competente, la enajenación es inválida (cf. c. 1292 § 1-4). Este permiso debe otorgarse por escrito. 

El Dicasterio para los Institutos de Vida Consagrada y las Sociedades de Vida Apostólica es competente para la enajenación de objetos cuyo valor exceda de los límites establecidos por la Conferencia Episcopal Nacional (cf. can 1292 § 1 y 2; 638 § 3); o si se trata de la enajenación de algo dado a la Iglesia por razón de un voto, o de objetos preciosos por su significado artístico o histórico (can. 1292 § 2).  Para la enajenación de todos los demás bienes fijos, los Superiores de la Congregación son competentes según las prescripciones de nuestro derecho propio (cf. can. 638 § 1 y 2).

dd. Observancia de Medidas Cautelares Especiales
En caso de peligro de que, en casos especiales, la persona jurídica sufra ciertos inconvenientes por enajenación, el Superior eclesiástico competente no deje de tomar las medidas cautelares necesarias.  Estas medidas deben observarse escrupulosamente (cf. c.1293 § 2).

ee. Venta rentable
Normalmente, las mercancías no deben ser enajenadas por un precio inferior al indicado en la tasación (c.1294 § 1).

ff. Reinversión de los ingresos
El dinero obtenido de la enajenación debe ser cuidadosamente invertido en beneficio de la Iglesia, o gastado prudentemente según los fines de la enajenación (c. 1294 § 2). [68] 

c. Requisitos de la ley universal de la Iglesia para la enajenación en sentido impropio
aa. Ámbito de aplicación de la citada normativa
El canon 1295 extiende la aplicación de los cánones 1291 y 1294 relativos a la enajenación en sentido propio a todas las transacciones por las que la condición económica de un instituto eclesiástico pueda verse afectada por acciones tales como la renuncia a los derechos de propiedad o al derecho de demandar, la concesión de una servidumbre, la celebración de un compromiso, la aceptación de la administración de bienes extraños por los cuales el capital original y principal de la Congregación pueda sufrir daños o ser dañados, expuestos al riesgo.
bb. Arrendamiento de alquiler
Deben observarse los cánones 1297 y 1298. [69] 

d. Requisitos de nuestra Ley Propia para la Enajenación de Activos Fijos en el Sentido Propio e Impropio
En el seno de nuestra Congregación, para toda enajenación, arrendamiento o arrendamiento de bienes fijos en el sentido de nuestro balance (terrenos, edificios, instalaciones y mobiliario de edificios, maquinaria, equipo, vehículo, etc.), en la medida en que no estén reservados a la Santa Sede, son competentes los respectivos superiores según nuestras constituciones y las normas relativas a la competencia. Sin embargo, sólo con el consentimiento de su Consejo pueden los superiores competentes conceder la autorización escrita requerida. Por regla general, la enajenación, el arrendamiento y el arrendamiento financiero sólo deben realizarse después de una licitación pública.

e. Requisito de Derecho Civil [70]
Deben observarse estrictamente las normas del derecho civil, especialmente en estas materias (cf. c. 1284 § 2 n2).

4. Inventario de Activos Fijos [71]

a. Necesidad de un inventario
Un inventario de los bienes muebles e inmuebles debe ser elaborado y mantenido actualizado (ver can 1283 n 2 y c 643.6). Por razones comerciales, es muy importante completar un inventario exacto por escrito que indique el valor de los artículos individuales, como enseña la experiencia y las catástrofes individuales en tiempos de guerra u otros tiempos de crisis han demostrado claramente.

b. Preparación del inventario por duplicado con copias depositadas en los archivos del ecónomo, del provincialato o del generalato 

La estipulación del canon 1283 nº 3 debe aplicarse a nuestra situación. El inventario debe prepararse por duplicado. Se debe conservar una copia en los archivos del tesorero local; el otro en los archivos provinciales. En el caso de los bienes de la provincia, se debe conservar una copia en los archivos de la casa general. En el caso de los bienes que pertenezcan a la Congregación en su conjunto, también se debe archivar una copia en otro lugar seguro.

Todos y cada uno de los cambios en los bienes deben registrarse. Se requieren estados que sean lo más exactos y completos posible para todas las partidas del balance.

c. Actualización del inventario
Cuando se prepara el balance anual, las listas de inventario deben actualizarse y completarse. Para las entidades manufactureras, la depreciación del inventario debe realizarse con la ayuda de una persona competente que pueda verificar la calidad y el valor del artículo. (véase C 643.6).  Se recomienda que ciertos elementos del inventario se inventaríen anualmente y se sellen con el sello de la casa.

II. Observaciones sobre partidas individuales del inmovilizado

1. Tierra [72]

a. Administración Ordinaria
aa. Esencial para la administración ordinaria es la preocupación por la claridad en cuanto a la propiedad de los bienes. Esto incluye mantener el extracto del registro de la propiedad, los mapas del registro de la propiedad, los planos de planta, los títulos de adquisición (compras, donaciones, contratos de permuta), los registros de tasación (valores catastrales, tasaciones, valores de seguros, gravámenes inmobiliarios, escrituras de venta).

Los contratos, títulos de propiedad y documentos de todo tipo que sean de mayor importancia deben conservarse con cuidado. El original debe ser depositado en los archivos provinciales en un lugar que sea a prueba de robos e incendios. Dos copias de cada documento deben ser hechas y certificadas por un notario público o dos miembros de la Congregación. Una copia se conservará en los archivos del generalato, la otra en los archivos de la casa en cuestión (ver can 1284 § 2 n 9; c 643.6).
bb. Es necesario que se realicen exámenes adecuados de forma periódica para garantizar la productividad y el funcionamiento rentable de todas las empresas, especialmente la agricultura, la jardinería y los bosques, el alquiler y el arrendamiento financiero. También se incluyen aquí las pequeñas transacciones para la mejora o redondeo y consolidación de tierras.

b. Administración Extraordinaria
Todos los demás actos de ordenación de la tierra forman parte de la administración extraordinaria de los bienes fijos (cf. can 638 § 3; 1291 y 1292; c 619.9o).

Las normas del derecho civil del país respectivo deben observarse estrictamente (ver can 1290; c 634.7).

2. Edificios (edificios existentes) y renovaciones importantes [73]

a. Administración Ordinaria
Las tareas de la administración ordinaria incluyen la conservación cuidadosa de todos los documentos relativos a los edificios, la preocupación por el cuidado y mantenimiento de los edificios, la financiación y ejecución de los trabajos de mantenimiento en curso, así como la reserva de fondos corrientes para financiar medidas extraordinarias.

La administración ordinaria también proporciona cobertura de seguro (ver can 1284 § 2 n 1), pero al hacerlo, la administración local debe consultar al ecónomo provincial.

b. Administración Extraordinaria
Las tareas de administración extraordinaria incluyen gastos especiales de mantenimiento, cambios estructurales y modernización de edificios existentes, la compra y restauración de edificios antiguos. Estas medidas deben ser adoptadas por las mismas autoridades que se encargan de los nuevos edificios, la remodelación y la construcción de anexos. Se llama especialmente la atención sobre la necesidad de una prudencia considerable en la realización de cambios estructurales o en la construcción de anexos. Estos solo deben llevarse a cabo en el marco de un plan general. En general, los principios de justicia, pobreza y sencillez deben observarse en el caso de los edificios (cf. can. 640; c 645).

3. Construcción de Nuevos Edificios

Sólo en la primera y tercera etapa, como se establece en el número 74 de estas directrices (véase más adelante), el asunto debe remitirse al Consejo General para su aprobación, y en la séptima etapa la remisión es sólo a título informativo.

4. Construcción en curso [74]

En la partida «edificios en ejecución», los gastos extraordinarios de edificios nuevos, la remodelación de edificios antiguos y la construcción de anexos se registran temporalmente mientras no se hayan concluido las obras de construcción y aún no sea posible realizar una evaluación final de la cuenta. Una vez finalizadas estas actividades de construcción, la cuenta debe clasificarse correctamente como edificio o instalaciones de edificios.

a. Primera Etapa: Consulta Interna
Antes de contratar a un arquitecto y a otros expertos en construcción cuyo asesoramiento cuesta dinero, el propietario (comunidad local, provincia, congregación en su conjunto) debe presentar a la autoridad a través de los canales adecuados una descripción general de todo el proyecto (motivos, programa de construcción, plano del sitio, diseño, primera estimación de costos y plan financiero).  La primera etapa concluye cuando las autoridades competentes toman una decisión de acuerdo con los límites de la competencia.

b. Segunda Etapa: Elección del Arquitecto
En esta etapa, la tarea principal es seleccionar un arquitecto calificado. Esto lo hace el consejo provincial por recomendación del consejo local o, en el caso de los proyectos provinciales, por el tesorero provincial. En el caso de las agencias generalicias, se debe consultar al generalato. Se recomienda encarecidamente que se elija un arquitecto calificado del lugar de construcción o cerca de él. Para proyectos de mayor envergadura, la elección del arquitecto debe hacerse, si es posible, a través de un concurso de arquitectos.

c. Tercera Etapa: Planificación Preliminar
Tan pronto como se haya celebrado un contrato de planificación preliminar con un arquitecto, puede comenzar la planificación preliminar. Esto requiere una estrecha colaboración entre el propietario y el arquitecto y da como resultado una comprensión final y la elección del sitio de construcción, la elaboración de un plan general de construcción y una estimación de costos lo más completa posible. El propietario presenta un plan financiero corregido y las opiniones de los tesoreros y consejos competentes.  La planificación preliminar concluye con la aprobación de las autoridades competentes.
Esta aprobación se lleva a cabo de la siguiente manera:
aa. El Superior local debe convocar a su Consejo en pleno y, con el resultado de una votación colegial, solicitar el permiso del Superior provincial y de su Consejo para los gastos extraordinarios (ver c 637.3 e). En la votación, todo el Consejo Provincial debe ser incluido en el proceso. Una vez aprobados, el Superior provincial debe informar al generalato de tales compromisos.
bb. En la medida en que la autorización para gastos extraordinarios exceda de la competencia del Superior provincial y de su Consejo, debe remitir el asunto al Superior General y a su Consejo para que se pronuncien. Esto sólo puede hacerse después de que el Superior provincial y su consejo en pleno hayan votado. El resultado de la votación colegiada debe incluirse con la solicitud de permiso (ver c 630.2d).

d. Cuarta Etapa: Planificación Final y Aprobación de los Planos de Edificación
aa. La planificación final supone que se ha celebrado un contrato para la planificación final con el arquitecto. El plan se elabora mediante el esfuerzo conjunto del propietario y el arquitecto y da como resultado la elaboración de un plan de construcción detallado y una estimación de costos, incluida una elaboración exhaustiva de todos los detalles técnicos.  
En esta etapa, el propietario y el arquitecto se encargan de que todas las solicitudes y solicitudes necesarias para los trabajos de construcción se presenten a las oficinas eclesiásticas y civiles. Durante la planificación, así como a lo largo de todo el proceso de construcción, se debe prestar especial atención a las regulaciones pertinentes de los respectivos países. La elaboración del plan definitivo se lleva a cabo en el marco de la estimación de costos aprobada y del plan preliminar aprobado.
bb. El Consejo Provincial debe aprobar los planos detallados de construcción y confirmar que están de acuerdo con los planes y presupuestos aprobados por el Superior General con el consentimiento de su Consejo. El Consejo Provincial tiene un voto deliberativo y debe ser completo (ver c 630.3 l). El Consejo General debe aprobar los planes de construcción siempre que el costo exceda los límites de competencia de las autoridades inferiores. En este caso, la votación es deliberativa (véase c 619.9u).

e. Quinta Etapa: Contrato de Construcción
Antes de que pueda comenzar la construcción, se deben tener a mano todos los permisos necesarios y se debe celebrar un contrato de construcción con el arquitecto.
El propietario y el arquitecto piden ahora las ofertas y adjudican los contratos. Los encargos de construcción son adjudicados por el respectivo propietario (superior y su consejo) a las empresas principales (es decir, para la construcción, la calefacción, las instalaciones eléctricas y sanitarias). En colaboración con el arquitecto, se celebran los respectivos contratos. La adjudicación de los contratos menores se efectúa por el respectivo superior y su tesorero o por un funcionario designado específicamente para este fin.
Bajo ciertas condiciones, se recomienda que el proyecto de construcción esté asegurado.

f. Sexta Etapa: Ejecución de los Planos de Edificación
La construcción debe seguir el plan aprobado. Durante la construcción, el propietario trata con el arquitecto a través del respectivo superior y tesorero o de un funcionario designado para este fin.  Si el proyecto es muy grande, es aconsejable que el generalato, por recomendación de la administración territorial, nombre una comisión de obras que represente al propietario en la ejecución de la obra. 
Normalmente, el arquitecto inspecciona la obra. Sin embargo, con el consentimiento del arquitecto, el propietario puede organizar una inspección adicional. Aun así, los detalles de la inspección deben acordarse con el arquitecto (registro diario de trabajo, cronograma de construcción, verificación de las cuentas, etc.).
Al final del año se presenta una contabilidad provisional a los superiores. Si se ha superado el presupuesto aprobado o se han agotado prematuramente los medios de financiación del proyecto, se adoptarán medidas especiales.
El edificio está amueblado por superiores y funcionarios competentes que observan todas las pautas adecuadas.
El plazo para el avance y la finalización de las unidades individuales se establecerá en el contrato. Una vez finalizada la obra, el propietario y el arquitecto realizan un examen exhaustivo de la construcción.

g. Séptima Etapa: Contabilidad Final
Dentro del plazo acordado o habitual localmente, una vez finalizada la obra, se procederá a la contabilidad final. Incluye todas las facturas y recibos, el registro diario de trabajo, el cronograma de construcción y, especialmente, todos los planos que muestran todas las líneas de suministro y puntos de control completamente corregidos, así como todos los planos de los sistemas de eliminación. Estos documentos deben ser examinados y aprobados por el ecónomo y el Consejo Provincial.
Al final del año, el tesorero general recibirá un informe completo, que examinará y presentará con sus comentarios al Consejo General para su adjudicación final.  
Se conservarán copias de los planos en los archivos de la provincia y del generalato.

5. Instalaciones de Edificios [75]

a. Concepto
Las instalaciones del edificio incluyen los sistemas de calefacción, luz y electricidad, así como las instalaciones sanitarias y de cocina. Cuando se utilicen diferentes tasas de amortización para edificios e instalaciones de edificios, éstas se consignarán por separado en el balance.

b. Administración
La gestión de estas instalaciones se regirá por las mismas directrices que se han indicado anteriormente en las secciones 2 y 3.

6. Maquinaria, equipo, herramientas, muebles, accesorios, vehículos y libros de biblioteca [76]

a. Administración Ordinaria
La confección y gestión del inventario son una tarea esencial de la administración ordinaria. Cuando se compra maquinaria, equipo, herramientas, muebles, accesorios, vehículos y libros de la biblioteca, se debe preparar y archivar un registro de la depreciación de los activos fijos con los detalles adecuados, de modo que cuando se necesiten piezas de repuesto o reemplazos, se pueda hacer referencia al registro existente. Es aconsejable que se identifiquen los accesorios y se indique la habitación a la que pertenecen.  
El cuidado, mantenimiento y actualización continua de los accesorios y su reparación oportuna o reemplazo del inventario debe ser la preocupación constante de todo administrador.

b. Administración Extraordinaria
Cuando una nueva compra implica un cambio esencial en la gestión, tenemos un acto de administración extraordinaria que debe manejarse de acuerdo con los límites de la competencia. 

D. PASIVO

I. Permiso para incurrir en pasivos a largo plazo

1. Competentes para autorizar [77]

a. El Dicasterio para los Institutos de Vida Consagrada y las Sociedades de Vida Apostólica
Se requiere la autorización del Dicasterio, bajo pena de invalidez, para las deudas y obligaciones que excedan los límites de competencia establecidos por la respectiva Conferencia Episcopal.  Esto se aplica también cuando la deuda se contrae en cuotas sucesivas (cf. 638 § 3; 1292 § 1 3; 1295).

b. El Consejo General
Todas las deudas a largo plazo, que excedan los límites prescritos de competencia, requieren siempre la aprobación del Superior General y de su Consejo (ver c 619.9 o).

2. Condiciones para el permiso [78]

a. Consulta de las partes interesadas
La mayor prudencia es necesaria a la hora de pedir un préstamo. Por lo tanto, se debe consultar previamente a todas las partes interesadas, especialmente a los tesoreros y a todos los consultores.

b. Capacidad para cumplir con el pago de intereses
Los superiores deben aprobar la asunción de una deuda sólo si están convencidos de que los intereses pueden pagarse con los ingresos corrientes (ver can 639 § 5).

c. Capacidad para pagar el préstamo
Debe existir la posibilidad de devolver el préstamo en el plazo acordado. El plazo de amortización no debe prorrogarse indebidamente (cf. 639 §).

d. Garantía al tomar un préstamo
Cuando se presenta la solicitud de permiso, ya se debe estar seguro y determinado en detalle si el acreedor otorgará el préstamo y desembolsará los fondos y en qué condiciones.

3. Aplicación [79]

a. Datos que deben contener todas las aplicaciones
aa. Estado de todas las deudas existentes
La solicitud de autorización para tomar un préstamo debe contener, bajo pena de invalidez, una lista de todas las obligaciones a largo plazo para con un tercero que actualmente pesan sobre una persona jurídica (la Congregación en su conjunto, una provincia o una comunidad local). La información debe ser exacta y detallada (ver can 1292 § 3 y 4; 1295).
bb. Toda la información relativa a la nueva deuda
La solicitud debe incluir el nombre y la dirección de los acreedores, el monto del préstamo, la tasa de interés, la amortización anual, la fecha de vencimiento, la fecha de transferencia de fondos, la garantía hipotecaria, el propósito y la razón para tomar el préstamo, así como el uso del préstamo.

b. Forma de solicitud
Se utilizará un formulario preparado específicamente para este fin.

II. Responsabilidad por Deudas y Obligaciones

1. Deudas y obligaciones de una persona jurídica [80]

a. Persona Responsable
La responsabilidad de las deudas y obligaciones de una persona jurídica (la Congregación en su conjunto, una Provincia o una comunidad local) recae en la persona jurídica que contrajo las deudas u obligaciones por medio de su representante, incluso cuando se hace con la licencia de los Superiores competentes (cf. 639 § 1).

b. Sin responsabilidad sustitutiva
A pesar de nuestra administración centralizada, ninguna otra persona jurídica, ya sea una comunidad local, una Provincia o la Congregación en su conjunto, incurre en responsabilidad por tal obligación. El superior que ha permitido la aceptación del préstamo no es personalmente responsable (cf. 639 § 1).

2. Responsabilidad por las deudas de los religiosos individuales (miembros)

a. Con permiso del Superior
aa. Si un miembro individual actuó en nombre de una persona jurídica, esa persona jurídica incurre en responsabilidad.
bb. Si un miembro individual ha celebrado un contrato sobre su propia propiedad, incurre en responsabilidad con su propia propiedad (ver can 639 § 2). Esto es válido incluso si actuó con el permiso de su superior.

b. Sin permiso del Superior
Si un miembro individual contrae deudas y obligaciones sin el permiso de su superior, él y no la Congregación, la Provincia o la comunidad local incurre en la responsabilidad (ver can 639 § 3).

c. Derecho a la reparación
Debe ser una regla fija que siempre se puede entablar una acción contra quien se ha beneficiado del contrato celebrado (ver can 639 § 4).

III. Pago de deudas y otros pasivos [81]

1. Obligación de pago

a. Pronto pago
Las deudas y obligaciones deben ser pagadas por la persona responsable de ellas de conformidad con las condiciones y términos del acuerdo (ver can 639 § 5).

b. Deberes de la Casa Generalicia
Es deber del superior competente que dio el permiso (generalato) velar por el cumplimiento de la obligación de liquidación (cf. c. 639 § 5).

2. Forma de pago

a. Plan de amortización
Cuando se solicita la contratación de un préstamo, se debe presentar también el plan de amortización en el que se determinan las cuotas anuales. Este plan se aprueba tácitamente y se hace obligatorio cuando el generalato o el Dicasterio aprueban el préstamo (cf. can. 639 § 5).

b. Informes
El informe financiero anual debe indicar si se ha seguido el plan de amortización o si se ha modificado la amortización a través de un aumento de las obligaciones a corto plazo (préstamos bancarios).

IV. Fondos fiduciarios [82]

1. Donaciones Condicionales (Anualidades)

a. Aceptación de Donaciones Condicionales (Anualidades): El límite de aceptación de donaciones y las condiciones se basarán en el límite de competencia de cada Provincia.
aa. Derecho a aceptar
La Congregación en su conjunto, las Provincias y también las comunidades locales individuales pueden aceptar donaciones condicionales, pero las comunidades locales más pequeñas pueden aceptar tales donaciones condicionales solo en conjunto con la Provincia. 
bb. Condiciones de aceptación
 1) Investigación realizada por el superior
La aceptación de donaciones condicionales (rentas vitalicias) implica, bajo ciertas condiciones, un gravamen de los bienes de la Congregación. Por lo tanto, los superiores deben investigar si el gravamen es tolerable.
 2) Observancia de la Ley Civil
Las prescripciones de la ley civil deben observarse con particular exactitud.
 3) Una tasa no demasiado alta para una anualidad
La tasa de interés o anualidad debe ser tal que, con toda probabilidad, no sólo la renta vitalicia pueda ser satisfecha por el capital y por los intereses devengados por él, sino que también, de acuerdo con la intención del donante, se preste un servicio real a las misiones.
 4) Aprobación del Superior Provincial
El consentimiento escrito del Superior provincial, después de haber recibido por escrito el dictamen del ecónomo provincial, es necesario para la aceptación de una anualidad tanto por parte de la comunidad local como de la provincia.

b. Uso de Donaciones Condicionales (Anualidades) 
Las donaciones condicionales (anualidades) no pueden utilizarse para cubrir los gastos corrientes, sino que deben invertirse de forma rentable.

c. Registro de Donaciones Condicionales (Anualidades)
Las donaciones condicionales (rentas vitalicias) deben registrarse tanto en el activo como en el pasivo.

2. Cimientos [83]

Por regla general, sólo se erigen cimientos no autónomos (cf. can 1303 § 1 n 2 y § 2).

a. Montaje de cimientos
aa. Contrato
El establecimiento de una fundación tiene el carácter de un contrato bilateral por el que se estipula un servicio determinado a cambio de la transferencia de bienes temporales (do ut facias).
bb. Fijación de límites mínimos
El superior mayor está facultado para establecer un límite mínimo para la donación y regular la distribución de los ingresos procedentes de ella. Hay que tener cuidado de que las rentas de la fundación correspondan a las obligaciones vinculadas según las costumbres del lugar o de la región (cf. c. 1304 § 1). Este principio se aplica también cuando la fundación ha sido establecida en una iglesia parroquial de la Congregación o en una que se le ha confiado permanentemente.
cc. Aceptación de las fundaciones
 1) Competencia general
El Superior religioso mayor, con el consentimiento de su Consejo, es competente para aprobar la aceptación de una fundación. El permiso para hacerlo debe darse por escrito (ver can 1304).
 2) Competencia en fundaciones perpetuas
La aceptación de las fundaciones perpetuas está reservada al Superior general con el voto deliberativo de su consejo (ver c 619.9 o), aunque los Superiores provinciales tienen autoridad delegada para aceptar becas estudiantiles, así como fundaciones de Misa previstas en un testamento.
 3) Condiciones de aceptación
La licencia debe concederse sólo después de que el superior se haya cerciorado de que las nuevas obligaciones pueden cumplirse sin perjuicio de las ya existentes (cf. can 1304 § 1).

b. Administración de Fundaciones
aa. Certificación Documental
 1) Certificación de la Fundación
Para cada fundación debe ejecutarse un documento (acuerdo de fundación), incluso cuando la fundación se haya hecho solo oralmente (ver can 1306 § 1). Este documento debe ser preparado por duplicado. Uno se conservará en los archivos de la provincia o de la casa generalicia, y el otro en el archivo de la persona jurídica que aceptó la fundación (cf. can 1306 § 2).
 2) Lista de fundaciones
Cuando se hayan observado las disposiciones de los cánones 1300, 1302 y 1287, se redactará un documento en el que se expongan las obligaciones derivadas de la fundación piadosa. Ésta debe exponerse en un lugar visible, para que no se olviden las obligaciones que hay que cumplir (can. 1307 § 1).
 3) Libro de la Fundación
Aparte del libro del que se trata en el canon 958 § 1, el párroco o el rector debe llevar otro libro en el que se anoten cada una de las obligaciones, su cumplimiento y la ofrenda dada (c. 1307 § 2).
bb. Cumplimiento de Obligaciones
 1) Los deseos del donante deben cumplirse al pie de la letra (ver can 1300).
 2) Se debe dar un informe al superior de que se han cumplido las obligaciones (cf. c. 1301 § 2).
 3) Procurar respetar el derecho de visita del superior (cf. c. 1301 § 2).
cc. Depósito e Inversión
Todo dinero en efectivo y otros artículos que hayan sido donados para una fundación deben depositarse en un lugar seguro designado por el Ordinario. Esto se hace para que el dinero en efectivo o el producto obtenido de la venta de los bienes muebles pueda ser depositado primero en un lugar seguro y que tan pronto como sea posible, de acuerdo con las instrucciones que el Ordinario haya dado, los fondos puedan ser invertidos de manera segura y rentable para la fundación, teniendo en cuenta explícitamente cada una de las obligaciones que afectan a la fundación. Antes de dar la aprobación requerida, el superior debe consultar a su consejo y a los interesados (cf. c. 1305).

c. Reducción de obligaciones
aa. Competencia de la Sede Apostólica
La reducción de las obligaciones de la Misa está reservada en general a la Sede Apostólica (cf. can 1308 § 1). Si así lo dispone expresamente el documento de fundación, el Superior provincial puede reducir las obligaciones de la Misa por disminución de los ingresos (cf. c. 1308 § 2).
bb. Competence of the Superior General
En los casos de Misas dadas en legados o en fundaciones de cualquier tipo, que son únicamente para el propósito de Misas, el Superior General tiene el poder, debido a la disminución de los ingresos y mientras esto persista, de reducir las obligaciones al nivel de la ofrenda legalmente vigente en la diócesis. Sin embargo, sólo puede hacerlo si no hay nadie que tenga la obligación de aumentar la ofrenda y se le pueda obligar a hacerlo (cf. 1308 § 3 y 5).
cc. Reducción de las obligaciones de Misas de los legados
El Superior General tiene la potestad de reducir las obligaciones o legados de las Misas que obligan a un instituto eclesiástico, si los ingresos han llegado a ser insuficientes para alcanzar de manera adecuada el fin propio del instituto (cf. c. 1308 § 4 y 5).
dd. Transferencia
Cuando exista una razón adecuada, el Superior General tiene la potestad de transferir las obligaciones de la Misa a días, iglesias o altares distintos de los determinados en la fundación (cf. can. 1309).
ee. Condiciones
 1) Las intenciones de los fieles en las causas piadosas pueden ser reducidas, dirigidas o cambiadas por el Ordinario, si el donante le ha concedido expresamente la potestad, pero sólo por una causa justa y necesaria (c. 1310 § 1).
 2) Si se hubiere hecho imposible el cumplimiento de las obligaciones por disminución de los ingresos, o por cualquier otra causa que se produzca sin culpa de los administradores, el Ordinario puede disminuir estas obligaciones de manera equitativa. Sólo puede hacerlo después de haber consultado a los interesados y a su propio comité de finanzas, teniendo en cuenta de la mejor manera posible la intención del donante (can 1310 § 2).  Esto no se aplica a las obligaciones de Misa reguladas anteriormente.
 3) En todos los demás casos, hay que dirigirse a la Sede Apostólica (c. 1310 § 3).

d. Contabilidad
El capital de las fundaciones debe figurar tanto en el activo como en el pasivo.

3. Becas para estudiantes [84]

a. Aceptación de Becas Estudiantiles
El Consejo Provincial determina qué suma es adecuada para una beca estudiantil completa.  Varias cantidades más pequeñas otorgadas para becas estudiantiles pueden combinarse para formar una beca completa.

b. Nuestra política con respecto a las becas para estudiantes
aa. Explicación y razones de nuestra política de uso de becas estudiantiles para edificios
Las regulaciones de la ley universal de la iglesia deben ser observadas exactamente por toda autoridad dentro de la Congregación. Nuestra política habitual de invertir en becas estudiantiles no contradice de ninguna manera esa afirmación. Nuestra política nos permite, si surge una necesidad urgente, utilizar el dinero pagado en becas estudiantiles para la construcción de edificios en los que se educará a los estudiantes de la Congregación. Se supone, por supuesto, que la persona jurídica que recibió la beca gastará anualmente mucho más para nuestros estudiantes que sus tasas de matrícula que se excederá el rendimiento de la beca.
bb. Posible inversión que devenga intereses
Se procurará que las becas que, con la autorización del respectivo superior competente por el importe y sin menoscabo del excedente anual imponible, se destinen a tales inmuebles, puedan cubrirse progresivamente con inversiones que devenguen intereses. 
cc. La transferencia de becas
Si una persona jurídica ya no necesita los rendimientos de las becas estudiantiles, el Superior provincial, con el consentimiento de su Consejo, puede asignarlos, e incluso el capital de la beca misma, a otra persona jurídica de la Provincia.
Para el traslado de una Provincia a otra, es competente el Superior General, con el consentimiento de su Consejo, respetando también la voluntad del donante.

4. Bienes de los miembros (herencias, legados, etc.) [85]

a. Administración y uso
aa. Observancia de la disposición
Debe observarse estrictamente la disposición que el cohermano, antes o después de la profesión, sobre la administración y el uso de sus bienes privados (cf. c. 668 § 1; c 711). En el caso de que no se haya hecho una disposición previa, debe hacerse libremente después. Lo mismo ocurre cuando se agrega una nueva propiedad. La disposición debe hacerse por escrito.
bb. Cambios
La disposición hecha antes o después de la profesión sobre la administración y el uso de los bienes temporales también puede hacerse después de la profesión, si se omitió antes por falta de bienes. Del mismo modo, si después de hecha la disposición inicial, el profeso adquiere nuevos bienes sobre los que no se había hecho ninguna disposición, puede hacer una nueva disposición. La disposición hecha antes o después de la profesión puede ser cambiada con el permiso del Superior provincial, con la condición de que el cambio de una parte notable de la propiedad no se haga a favor de la Congregación. En casos urgentes, basta con el permiso del superior local. Si un miembro abandona la Congregación, esta disposición de la propiedad pierde su fuerza (ver c 711.1; can 668 § 2).
cc. Venta de Propiedad
Sin el permiso del Superior General, un miembro no puede ceder por medio de transacciones entre personas vivas (donación) ninguna parte de los bienes que ya ha aceptado (cf. c 713; can 668 § 4). Para una enajenación compensada que equivaldría a un cambio en la administración y en el uso, es necesaria la licencia del Superior provincial.  Sin embargo, los activos deben permanecer siempre intactos. Lo mismo ocurre cuando los fondos se han invertido en una fundación de Misa revocable o se han transferido como préstamo, con o sin intereses, a la Iglesia o a una comunidad local.

b. Inversión y Teneduría de Libros
aa. Cualquier bien que, de acuerdo con la disposición del miembro, imponga obligaciones a un tercero debe considerarse como fondo fiduciario que devenga intereses y debe registrarse como activo y pasivo. Por lo tanto, no se puede invertir en edificios.
bb. Los bienes que, a disposición del miembro interesado, no impongan obligaciones a un tercero podrán ser depositados.

5. Fondos de la Misión [86]

a. Traslado oportuno a la oficina de la misión respectiva.
Las comunidades locales deben transferir lo antes posible todos los fondos de la misión, de cualquier tipo que sea con información exacta, a la oficina de la misión respectiva. En aquellos territorios donde aún no se ha establecido una oficina misionera, los fondos deben ser entregados al ecónomo provincial. El dinero que no tiene que ser transferido inmediatamente a la oficina de la misión (por ejemplo, fondos especiales, apostolados) debe ser incluido en los fondos de la misión.

b. Dinero de misión especificado y no especificado
El dinero específico de la misión debe aplicarse a su propósito apropiado tan pronto como sea posible.  Sin embargo, el dinero no especificado de la misión debe ponerse enteramente a disposición del generalato o desembolsarse de acuerdo con sus instrucciones.

c. Asistencia directa a las misiones
Las comunidades locales y las provincias también pueden ayudar directamente a los misioneros. La ayuda así prestada (dentro de los límites de sus respectivas competencias) debe ser adicional a lo que la Congregación ya les pide para contribuir a su actividad misionera en general (cuotas misioneras) y no debe tomarse de las donaciones recibidas para tal fin. Por lo tanto, se recomienda que para ello se cree una cuenta de gastos especial en el presupuesto.

V. Reservas [87]

1. Concepto

Las reservas son fondos destinados a cubrir aquellos gastos cuyo origen y razón de ser se remontan a años pasados, pero cuyo monto exacto y certeza de su pago efectivo se desconocen.

2. Tipos de reservas

a. Aquellos cuyo importe exacto no se conoce (se convierten en pasivos en el ejercicio siguiente), por ejemplo, reservas para juicios, impuestos, etc.

b. Aquellos cuya ocurrencia también se desconoce, por ejemplo, las reservas de pensiones.

3. Formación de reservas

Se abrirán tantas subcuentas como requieran los tipos de reservas. Los fondos de reserva se calcularán de acuerdo con la opinión de un actuario a la luz de la experiencia pasada de la Congregación. La provisión de reserva anual se carga a la operación corriente.

Esta constitución de reservas puede o no ir acompañada de una transferencia de activos del capital de trabajo a un fondo especial.

4. Reservas de pensiones [88]

a. Concepto
Una persona jurídica que se obliga legalmente a pagar pensiones está, de acuerdo con los principios de una contabilidad y una contabilidad sanas y ordenadas, a constituir reservas para el pago de pensiones futuras.

b. Tipos de Reservas de Pensiones
aa. Para los no miembros de la comunidad religiosa (empleados).
bb. Para los miembros del instituto religioso:
En el canon 281 § 2, el derecho eclesiástico dispone que para los clérigos se prevea adecuadamente para los tiempos de debilidad, enfermedad y vejez. El canon 1274 § 2 recomienda un régimen de seguridad social a través de la Conferencia Episcopal. A causa de los votos que el religioso ha hecho, la Congregación está obligada a cuidarlo también en su vejez. Por lo tanto, es totalmente correcto formar las reservas correspondientes y acreditarlas al fondo de pensiones.

c. Reserva para el Cuidado de los Ancianos Miembros de la Congregación 
Ver página 633 Nuntius SVD 12ª CG (Acta Curia Generalicia S01/83). 
aa. Es responsabilidad del Superior provincial investigar si es posible y económicamente ventajoso suscribir programas de seguros con compañías de seguros públicas o privadas y pagar la prima correspondiente.
bb. Cuando esto no sea factible ni posible, o cuando las asignaciones futuras sean insuficientes, entonces, para asegurar el cuidado de las personas de edad, las reservas antes descritas deben establecerse en los registros contables.
cc. La cantidad de reservas que se acumularán, en relación con los miembros individuales de la Congregación, se determina de acuerdo con las tablas de primas de las compañías de seguros o la estimación considerada de un actuario. El objetivo no es lograr una cobertura total para cada individuo, sino proporcionar una reserva adecuada que permita a la Congregación brindar apoyo a cada miembro en un hogar para ancianos.
dd. Aunque no es necesario consignar en los activos la contrapartida correspondiente a las reservas, se debe tener cuidado de que los fondos se coloquen únicamente en una inversión segura y en moneda fuerte que garantice un rendimiento si la ley civil lo permite. También se debe prestar atención a la liquidez de la inversión.
ee. Se recomienda que las comunidades locales más pequeñas construyan sus reservas a nivel provincial y que el superior provincial y su consejo, junto con el ecónomo provincial, las supervisen.
ff. Anualmente se presentará al generalato un informe sobre las reservas que se han acumulado. Cuando un miembro es trasladado de una provincia a otra, el generalato decide qué provincia debe garantizar la pensión de vejez. La provincia receptora será informada de la transferencia de la pensión por parte de la provincia remitente, si es probable. Si la transferencia no es posible, la provincia remitente debe notificar al generalato que deduzca de sus cuentas (Techny o San Agustin) la cantidad que se transferirá a la provincia receptora.

5. Seguro Médico – Reserva [89]

El superior velará por la aplicación de las disposiciones relativas a los tiempos de debilidad, enfermedad y vejez de los hermanos, como se indica en este documento (ver 88 infra) y en el Manual para los Superiores A9 y B11. (Véase también el nº 41 del 12º CG.)

Los Superiores y los ecónomos deben preocuparse por una cobertura de seguro adecuada para los miembros con respecto a su salud y jubilación para garantizar suficiente dinero para los gastos médicos y hospitalarios (ver Manual para Superiores, E7-Seguro 2.3.).

VI. Ingresos diferidos [89]

Esta cuenta de ajuste recoge los asientos que surgen cuando se recibe efectivo, pero aún no se ha ganado o se aceptan otros activos a cambio de bienes o servicios que se van a suministrar en el ejercicio futuro.  Por ejemplo, el ajuste es necesario en el caso de que el alquiler o los intereses se cobren por adelantado. Estas anotaciones deben indicarse en los registros financieros sólo al final del ejercicio fiscal.

VII. Cuentas de la Congregación [90]

Las cuentas de la Congregación incluyen todas las obligaciones (excepto las deudas a largo plazo) que se deben a otros propietarios de la Congregación.  Distinguimos a este respecto:
1. La Congregación en su conjunto está representada por el generalato (deuda generalaria).
2. La provincia está representada por el provincialato (deudas provinciales).
3. Otros establecimientos de nuestra Congregación.
Las cuentas de la Congregación deben liquidarse, si es posible, al final del año fiscal. En caso contrario, deberá realizarse una contabilidad exacta por parte del correspondiente propietario de la Congregación. 

E. CUENTAS DE CAPITAL

I. Capital [91]

En nuestra Congregación, las comunidades locales individuales, las provincias, el generalato y todas nuestras empresas sin fines de lucro, a menos que la ley exija lo contrario, tienen una sola cuenta de capital en sus balances a la que se agrega el superávit anual o de la que se deduce el déficit anual.  No hay separación entre lo que el propietario individual (comunidad local, provincia, casa general) invierte originalmente y lo que se agrega a la inversión original en términos de excedente anual o inversión de capital adicional.

En las empresas que emiten acciones, el derecho civil y la práctica contable exigen una clara separación entre el capital generado por la venta de acciones a valor nominal (capital social) y el aumento del capital resultante de las ganancias o beneficios de la empresa (utilidades retenidas) o de la venta de acciones por encima del valor nominal (pagado en excedente).

II. Utilidades retenidas [92]

Las sociedades anónimas propiedad de la Congregación y, en algunos países, también las sociedades anónimas sin fines de lucro mantienen una cuenta de utilidades retenidas que resume las ganancias o pérdidas de la empresa desde su fundación. La disposición de las utilidades retenidas se rige por los límites de competencia de la Congregación.

III. Capital donado [93]

Una donación es un contrato cuyos elementos son la cesión de un bien y un acuerdo sobre su gratuidad. Una donación necesita un acto de aceptación. Esto significa que deben actuar los órganos autorizados por la ley civil para representar a la persona jurídica. En el caso de los derechos sobre la tierra y la propiedad, se requiere una prueba documental. Para ser válida, una escritura de donación necesita certificación notarial.

Antes de aceptar donaciones permanentes en efectivo o en bienes, se debe tener cuidado de que todas las condiciones de los donantes hayan sido bien estudiadas, comprendidas y puedan cumplirse satisfactoriamente. La aceptación del capital donado está sujeta a las mismas normas que rigen la formación de capital de nueva inversión.

El principio de responsabilidad requiere que los bienes donados se registren en los libros del propietario de la Congregación. Se debe emplear una tasación independiente realizada por expertos para llegar a un valor justo y realista de la propiedad donada.

Las donaciones periódicas y las donaciones incidentales de personas ajenas a la empresa, que no pretenden ser una contribución de capital permanente, sino que se utilizan para sufragar los gastos corrientes, no se incluyen en el capital donado. Estos ingresos se incluirán en la cuenta de ingresos y gastos.

IV. Tasación de Capital [94]

En los casos en que un país ha experimentado o está experimentando una inflación grave o una revaluación sustancial de la moneda que hace que el valor contable de las propiedades no sea realista, es aconsejable hacer uso de los servicios de un tasador profesional para obtener una tasación independiente de las propiedades de la Congregación.  Sin embargo, no es necesario que los nuevos valores de tasación se reflejen en el registro financiero de la Congregación, a menos que se recomiende por razones de políticas contables establecidas. Debe observarse el derecho civil vigente. 

F. INGRESOS

I. Concepto [95]

1. Ingresos ordinarios

Los ingresos ordinarios (a veces llamados ingresos operativos) son los ingresos de las transacciones normales en la operación ordinaria de la entidad. Este tipo de ingresos proviene de fuentes que son regulares y recurrentes. Algunas de las cuentas de ingresos que entran en esta categoría son los ingresos pastorales y educativos, los ingresos de capital como intereses, dividendos, alquileres y pensiones, donaciones y subsidios, y los ingresos eventuales de tiendas, almacenes y granjas.

2. Ingresos Extraordinarios

Los ingresos se consideran extraordinarios si no se perciben en el curso regular de la actividad financiera. Los ingresos extraordinarios incluyen las ganancias por la venta de activos fijos e inversiones a largo plazo, donaciones extraordinarias y otros ingresos no recurrentes. Las disposiciones recibidas en caso de fallecimiento (de testamentos y legados) se consideran ingresos extraordinarios. En muchos de estos casos, deben actuar las personas autorizadas por la ley civil para representar a la persona jurídica.

Los ingresos extraordinarios se incluirán en el presupuesto anual, así como en la cuenta de ingresos y gastos, en una sección separada de los ingresos ordinarios o de explotación.

II. Lineamientos Generales [96]

1. De acuerdo con nuestra propia ley

La responsabilidad de administrar concienzudamente todos los bienes temporales que se nos han dado recae sobre el individuo, la comunidad y el superior (cf. c 212 y 213). Es deber de los tesoreros, procuradores de misión y directores de agencias especiales obtener los medios que la Congregación necesita para cumplir con sus tareas (ver c 643).

2. Comercio prohibido por el derecho canónico

A los clérigos y religiosos se les prohíbe ejercer el comercio o el intercambio, ya sea personalmente o por medio de otro, en beneficio propio o ajeno, excepto con el permiso de la autoridad eclesiástica legítima (cf. can. 286; 1392). Nuestra Congregación tiene un indulto restringido a un período de tiempo.

III. Partidas individuales de la cuenta de resultados

1. Ingresos comerciales [97]

a. Se debe prestar especial atención a la rentabilidad de las operaciones agrícolas, forestales y de jardinería.

b. Si las empresas auxiliares adscritas a una comunidad local son personas jurídicamente independientes de acuerdo con el derecho civil, entonces, de acuerdo con los estatutos, cualquier beneficio que se devengue para la comunidad local debe registrarse para la comunidad local en la cuenta de la Congregación correspondiente.

2. Ingresos del internado [98]

La cuenta de matrícula debe explicarse al final del año.  En general, es mejor ser cauteloso a la hora de conceder descuentos. Todas las solicitudes de descuentos deben ser aprobadas por el superior.  Las reducciones aprobadas deben ser revisadas anualmente por el ecónomo y ajustadas a las condiciones cambiantes.

3. Ingresos pastorales [99]

a. Ingresos por suministro
Se debe tener cuidado de enumerar las tarifas de los trabajos de abastecimiento pastoral de acuerdo con cada parroquia para facilitar la verificación del pago. (Si es necesario, las cuotas recibidas de cada parroquia deben registrarse en un registro separado).

b. Estipendios de Misa
Los estipendios masivos que son asumidos por los miembros de la comunidad deben incluirse en los ingresos. Cuando los estipendios se transfieren a personas que no son SVD, se debe evitar incluso la apariencia de tráfico o comercio, y se envía el monto total (ver can 947 y 955 § 1).

c. Ingresos de la Liga Misionera de Misas
El cincuenta por ciento de los ingresos de la Liga Misionera debe ser pagado a la oficina de la misión.

4. Subvenciones y donaciones [100]

a. Donaciones a la comunidad local y a los superiores
Las donaciones hechas a la comunidad local como tal, o al superior de una comunidad local que pertenezca a la Congregación, pasan a ser propiedad de la comunidad local si no se han hecho otras estipulaciones.

b. Donaciones a los miembros
No sólo las donaciones dadas a un miembro debido a su afiliación a la Congregación, sino también las dadas «intuitu personae», pasan a ser propiedad de la Congregación, es decir, de la comunidad local a  la que está asignado el miembro, y deben ser entregadas a la comunidad local (ver c 213.2 y 3).
Antes de que un miembro acepte donaciones que impliquen mayores obligaciones, primero debe obtener la aprobación del superior competente. Lo mismo ocurre con los fondos que acepta o recauda para proyectos de mayor envergadura (véase c 213.4).

c. Registro de donaciones
Todas las donaciones dadas a la comunidad local como tal o al superior o a los miembros asignados a la comunidad local deben registrarse en «Donaciones». Las donaciones dadas a los miembros para el beneficio de nuestra obra misional deben registrarse en «Fondos de la Misión».  Las donaciones dadas a los miembros para fines ajenos a la Congregación deben registrarse en una cuenta provisional (véase c 213.4).

d. Las ganancias de los eventos de la misión se acreditarán a la cuenta «Fondos de la misión», después de que se hayan deducido los gastos.
e. Las subvenciones, ya sean del gobierno, de la Iglesia o de la Congregación, deben explicarse en el informe financiero al final del año.

5. Ingresos por publicaciones [101]

Todos los ingresos del apostolado de la publicación deben acreditarse en la cuenta «Publicaciones».  Los gastos de producción y otros gastos de las publicaciones se contabilizarán como gastos en la sección «Publicaciones».

6. Ingresos de capital [102]

Todas las cuentas de «Ingresos de capital» se explicarán al final del año.

7. Ingresos extraordinarios [103]

La cuenta «Ingresos Extraordinarios» se explicará al final del ejercicio y deberá incluir, por ejemplo, las ganancias por la venta de activos fijos y las inversiones a largo plazo.

G. EXPENSAS

I. Concepto [104]

1. Gastos ordinarios

Los gastos ordinarios (a veces llamados gastos operativos) incluyen todos los gastos (en efectivo y no en efectivo) que son necesarios para satisfacer los requisitos actuales para administrar una comunidad local, una provincia o la Congregación en su conjunto. En las empresas generadoras de ingresos, los gastos de funcionamiento incluyen todos los costos incurridos en la generación de sus ingresos corrientes. Algunas de las cuentas de gastos más utilizadas son sueldos y salarios, nutrición, hogar, reparación y mantenimiento, cuotas, viajes, atención médica, dental y depreciación. Los gastos de explotación no benefician a los periodos futuros. 

2. Gastos Extraordinarios

Se trata de gastos (en efectivo y no monetarios) cuya naturaleza es significativamente diferente de los gastos operativos típicos u ordinarios, de cuantía sustancial y no se espera que se repitan con frecuencia.  Ejemplos de este tipo de gastos son la provisión para la jubilación a tanto alzado, los proyectos especiales o apostolados y las reparaciones extraordinarias.

Los gastos extraordinarios se incluirán en el presupuesto anual, así como en la cuenta de ingresos y gastos, en cuentas de gastos extraordinarios separadas de los gastos ordinarios de funcionamiento.

3. Gastos de capital

Los gastos de capital se refieren a la adquisición de activos fijos como terrenos, edificios, maquinaria, equipo, mobiliario, accesorios, vehículos y libros de la biblioteca, ya sea mediante compra en efectivo, autoconstrucción o algún otro medio. Producen beneficios que se extienden a períodos futuros y, por lo tanto, son cuentas de balance. No forman parte de la cuenta de ingresos y gastos.  Sin embargo, deben incluirse en el presupuesto anual y en los informes en una sección separada para los gastos de capital.

II. Principio general: Evitar todos los gastos innecesarios [105]

Una de las principales preocupaciones de todos los superiores y ecónomos debe ser el cuidado de que los fondos que se nos confían se gasten solo en el espíritu de nuestras constituciones (ver c 207, 213 y 641, 645).

III. Reglamentos de la ley eclesiástica universal o de la Congregación con respecto a los artículos individuales de Administración Ordinaria

1. Sueldos y salarios [106]

a. Comprobando su necesidad
Antes de emplear a trabajadores externos, debe comprobarse la necesidad de emplearlos.  Se recomienda que se realice una comprobación similar más adelante para confirmar la necesidad de que la persona continúe trabajando.

b. Los obreros y empleados deben ser contratados sólo después de que se haya realizado una investigación cuidadosa y las condiciones de trabajo hayan sido establecidas por escrito por el superior o director competente, previa consulta con el jefe del departamento.  A esto a menudo se le llama «descripción del trabajo». Los trabajadores ocasionales o estacionales pueden ser contratados por el ecónomo competente.  Al emplear personas, deben observarse todas las normas del derecho civil (cf. c. 1286 n. 1).

c. Tasa de pago
Nuestros empleados deben recibir un salario justo que tenga en cuenta no sólo los servicios prestados, sino también las condiciones sociales de los empleados (ver can 1286 n 2; c 313). La base del salario debe basarse en una escala salarial general correspondiente y socialmente aceptable.

2. Donaciones [107]

En general, está prohibido hacer regalos de bienes de la Congregación. Sin embargo, tenemos el deber especial de apoyar a los pobres, los hambrientos y los oprimidos. Según el canon 1254, una de las razones por las que la Iglesia posee bienes temporales es para apoyar a los pobres. Sólo dentro de los límites de la administración ordinaria, los administradores pueden hacer donaciones para la caridad cristiana con bienes mobiliarios (cf. c. 1285).

La Constitución 103 exige una especial predilección por los pobres y oprimidos. Según las constituciones 112, 112.1-4 y 209 debemos comprometernos con los pobres de manera especial.
El dinero ahorrado por las comunidades individuales a través de los días de ayuno y otras posibilidades de solidaridad debe ser utilizado para los pobres (ver c 412.3). Estos gastos deben tenerse en cuenta al preparar el presupuesto y deben especificarse en el informe anual, indicando cómo este gasto resulta de las economías en otras cuentas de gastos.

3. Contribuciones [108]

Además del deber general de ayudar a los pobres y necesitados, en nuestra Congregación se deben hacer las siguientes contribuciones (ver c 644 y 603).

a. Contribución a la Provincia y al Generalato.
Una vez deducidos los gastos anuales de la renta anual, una parte del excedente, determinada por el Superior provincial y su Consejo, será puesta por las comunidades locales a disposición de la Provincia para su funcionamiento. De la misma manera, una parte del excedente de las provincias se transmitirá al generalato, según lo determine el generalato.

b. Contribución al Generalato
El Generalato determina qué provincias deben hacer esta contribución al Generalato.  Además, el generalato también determina exactamente la cantidad y la manera en que debe hacerse (ver c 644 y 644.1).

c. Contribución al Escolasticado
Cuando los gastos del escolasticado no estén cubiertos por una renta propia, la diferencia se compensará según lo indique el provincialato o el generalato (véase c 212.8j).

d. Contribución a las misiones
Dado que el trabajo misionero es nuestra tarea principal, todos los miembros y las comunidades locales deben preocuparse por reducir los gastos de su comunidad para contribuir a las misiones. Esta contribución debe ser proporcional a los gastos de la comunidad.
La cuantía de la contribución será determinada por el consejo provincial teniendo en cuenta los activos e ingresos de la comunidad local (véase c 212.8j).

4. Depreciación [109]

La finalidad de la depreciación es distribuir el coste de los activos fijos a lo largo de su vida útil y reflejar el coste distribuido en las cuentas de pérdidas y ganancias de los períodos cubiertos por la vida útil de los activos. Para una correcta contabilidad, es muy importante conocer el coste de los activos y el periodo estimado de su utilidad.

La asignación anual de la depreciación se registra mediante un cargo al gasto de depreciación y un crédito a una cuenta de contrapartida denominada depreciación acumulada. Esta contracuenta acumula la parte del coste del activo que se ha amortizado mediante cargos periódicos por amortización desde que se adquirió el activo. Al determinar las tasas de depreciación, se debe tener cuidado de cumplir con las regulaciones gubernamentales existentes con respecto a la depreciación.

5. Deudas incobrables y cuentas dudosas [110]

a. Las deudas incobrables se refieren a la pérdida de reclamaciones que en el transcurso del año fiscal se han vuelto irrecuperables. Como regla general, se permite la cancelación del 10% de las cuentas por cobrar que son incobrables durante más de 3 años. Del mismo modo, en el caso de los préstamos, el importe máximo que se puede cancelar equivale al 10% del límite de competencia.

b. Las reclamaciones que han pasado a ser «dudosas» no se cancelan de la cuenta por cobrar, sino que se registran en una cuenta de compensación separada llamada «provisión para deudas incobrables». El reconocimiento de las cuentas de dudoso cobro debe realizarse al final del ejercicio y la provisión anual con cargo a las deudas incobrables se ejercerá.

6. Impuestos [111]

Como muestra de nuestra preocupación por el bienestar del país en el que trabajamos, debemos tener cuidado de que sus leyes fiscales se observen concienzudamente (véase c 643.7). Conscientes, sin embargo, de que los fondos de la Congregación se recaudan principalmente para permitirnos llevar a cabo nuestra misión apostólica, los ecónomos y los superiores competentes deben esforzarse por métodos honorables y legales para evitar el pago innecesario de impuestos (ver c 314). Se recomienda que en asuntos que afecten al pago de impuestos, los tesoreros hagan uso del asesoramiento de especialistas fiscales honestos y competentes.