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Introducing the Use of OpenOffice
in the SVD Work Environment

Presented by the SVD Generalate webmaster, and discussed and approved by the General Council in its meeting held on April 24, 2009, this write-up is to introduce the use of OpenOffice as an alternative and/or addition to Microsoft Office in our work environment.

It is free and easily downloadable. Click on to: www.openoffice.org to install the program.

What is Openoffice?

The version 3.0.1, OpenOffice is a Free and Open Productivity Suite developed by Sun Microsystems, Inc. OpenOffice complies fully to the Open Document Format (ODF) standard, and is backward- and forward-compatible with other ODF-standard products. OpenOffice is the main Productivity Suite on Unix and Linux systems, and also a full-fledged and full-featured Office Suite on Windows platforms. OpenOffice documents can be processed on different operating systems in exactly the same way.

The Openoffice package delivers all the components that Microsoft Office Professional does, namely:

  • OpenOffice.org Writer equivalent to Microsoft Word
  • OpenOffice.org Calc equivalent to Microsoft Excel
  • OpenOffice.org Impress equivalent to Microsoft PowerPoint
  • OpenOffice.org Base equivalent to Microsoft Access

Since OpenOffice is free, available in many languages and multilingual in each of its language versions (i.e. it is possible to add dictionaries and thesauri), it can be of great help to those who need to work with more languages. Otherwise each user will be forced to buy a copy of the multilingual version of Microsoft Office, which is rather costly. Or else they will have to use illegal software.

OpenOffice is available in 29 languages, for various OS platforms: Windows, Unix, Linux, Solaris and MAC-OS; and for many hardware platforms: Intel, AMD, SPARC, PowerPC... Users can choose an interface in any of the 29 languages for their installation. They can also add any number of dictionaries, thesauri and hyphenation dictionaries as needed. OpenOffice has active projects for GUI, Help System and language tools for some 90 languages. Many other plug-ins, either by or certified by Sun Microsytems, expand greatly OpenOffice's functionality: e.g: opening a PDF document for editing, or compressing bulky MS PowerPoint shows...

How can OpenOffice be useful in our work environment?

Admittedly Microsoft Office is still predominant on the market, but in many respects, OpenOffice does as good a job and can accommodate users' needs better. As stated above, OpenOffice is the main Productivity Suite on Unix/Linux systems and runs well on Windows systems. And since OpenOffice documents can be treated the same from one platform to another, they are more portable than the products of many other office suites. Unlike many office suites that are not backward compatible (e.g Microsoft Word 95 cannot edit Microsoft Word 2007 documents) or do not support products from other brands, OpenOffice is backward-compatible, and can open, edit and save many versions of Microsoft Office (MS Office 2007 included), WordPerfect, QuattroPro, dBase, SUN Star Office, IBM Lotus Symphony, IBM Lotus SmartSuite ... OpenOffice's capability of exporting to PDF and editing PDF files makes it a nice tool for executives on the move who have to cope with varieties of word processors and their versions/subversions, also with non-existing and/or ill-substituted fonts that change the look/readability of a document.

Using OpenOffice v. 3.0.1 at the SVD Generalate level as well as at other levels of SVD mission world wide will definitely help the flow and productivity to improve, while costs and dependency (on Microsoft and their reluctance to be self - and universally compatible) will significantly reduce.

How do we go about promoting OpenOffice?

Many users are not aware of what word processor they are actually using. Very few use a particular office suite to its full capacity. All computers have more word processors installed on them. Though one can be more familiar with a particular way of doing things and more productive with a particular software, the concepts are practically the same for all mainstream office suites, which makes switching from one to another painless, almost seamless: usually it's only the matter of some menu items changing places.

Some might want Microsoft Office on their computer in order to work comfortably, yet, adding OpenOffice to the work place will not create any problems, given the generous hardware resources of today's computers. The added OpenOffice can enhance productivity, allowing people to open, process and save more types of documents without the need of asking for help. Since it can treat WordPerfect documents well, OpenOffice can safely replace WordPerfect Office on one's computer.

Many international organizations and national governments (Belgium, Brazil, Croatia, Denmark, France, Germany, Japan, Malaysia, Netherlands, Norway, Poland, Russia, South Africa, Switzerland, Venezuela, UK, Uruguay ...) endorse the use of ODF “to help ensure that government information, records and documents are accessible [to their constituents] across platforms and applications, even as technologies change today and in the future.” ODF is seen as “essential to Obama Administration’s Vision of Open Government.”

Being open to ODF is also a way to express our solidarity with confreres and people of lesser means. In fact, OpenOffice has become the first choice in many developing countries around the world, where most users can't afford hundreds of US dollars for a copy of Microsoft Office or WordPerfect Office, which can be installed on only one computer and only for the life of that computer.

Further details and downloads available at

  1. http://www.openoffice.org/
  2. http://projects.openoffice.org/native-lang.html

- thomas kallanchira, SVD

Introducción del Empleo de OpenOffice
en el Ambiente de Trabajo SVD

Presentado por el Mestro de Web del Generalato SVD, hablado y aprobado por el Consejo General en su reunión del 24 de abril de 2009, esta reseña es para presentar el empleo de OpenOffice como una alternativa y/o la adición al Microsoft Office en nuestro ambiente de trabajo. Se puede descargar gratis y fácilmente. Hacer click sobre: www.openoffice.org para instalar el programa.

¿Qué es Openoffice?

La versión 3.0.1, OpenOffice es una Suite de Productividad Libre y Abierta desarrollada por Sun Microsystems, Inc. OpenOffice obedece totalmente al Formato de Documento Abierto (ODF) estándar, y es compatible (hacia atrás y hacia delante) con otros productos ODF estándar. OpenOffice es una Suite de Productividad principal sobre sistemas Unix y Linux, y también una Suite totalmente hecha y sobre plataformas de Windows. Los documentos de OpenOffice pueden ser procesados sobre sistemas operativos diferentes exactamente del mismo modo. El paquete de Openoffice contiene todos los componentes del Microsoft Profesional de Oficina:

  • OpenOffice.org Writer equivalente a Microsoft Word
  • OpenOffice.org Calc equivalente a Microsoft Excel
  • OpenOffice.org Impress equivalente a Microsoft PowerPoint
  • OpenOffice.org Base equivalente a Microsoft Acess

Como OpenOffice es gratis, disponible en muchas lenguas y multilingüe en cada una de sus versiones de lengua (es posible agregar diccionarios y thesauri), puede ser de gran ayuda a los que tienen que trabajar con más lenguas. De otra manera acada usuarioestá obligado a comprar una copia de la versión multilingüe de Microsoft Office, que es bastante costosa. O tendrán que usar el software ilegal.

OpenOffice está disponible en 29 lenguas, para varias plataformas OS: Ventanas, Unix, Linux, Solaris y MAC-OS; y para muchas plataformas de hardware: Intel, AMD, SPARC, PowerPC... Los usuarios pueden escoger un interfaz en cualquiera de las 29 lenguas para su instalación. También pueden agregar cualquier número de diccionarios, thesauri y diccionarios de hyphenation si lo necesitan. OpenOffice tiene proyectos activos para GUI, el Sistema de Ayuda e instrumentos de lengua para aproximadamente 90 lenguas. Muchos otros enchufes de unión por certificado del Sun Microsytems, amplía enormemente la funcionalidad de OpenOffice: por ejemplo: la apertura de un documento PDF para corrección, o la compresión de voluminosas muestras de MS. PowerPoint...

¿Cómo puede la OpenOffice ser útil en nuestro ambiente de trabajo?

Reconocidamente Microsoft Office está todavía predominante sobre el mercado, pero en muchos sentidos, OpenOffice hace un trabajo bueno y puede acomodarse mejor a las necesidades de los usuarios. Como se dice anteriormente, OpenOffice es una Suite de Productividad principal sobre sistemas Unix/Linux y trabaja bien sobre sistemas de Windows. Y como los documentos OpenOffice pueden ser tratados lo mismo de una plataforma a otra, ellos son más portátiles que los productos de muchas otras suites de oficina. A diferencia de muchas suites de oficina que no son compatibles hacia atrás (por ejemplo Microsoft Word 95 no puede corregir documentos de Microsoft Word 2007) o no soportan productos de otras marcas, OpenOffice es compatible hacia atrás, y puede abrir, corregir y salvar muchas versiones de Microsoft Office (MS Office 2007 incluida), WordPerfect, QuattroPro, dBase, Sun star Office, IBM Lotus Symphony, IBM Lotus SmartSuite... La capacidad de OpenOffice de exportación a PDF editar los archivos PDF la hace un instrumento bueno para ejecutivos activos que tienen que enfrentarse con las variedades de procesadores de texto y sus versiones/subversiones, también con la no-existencia y/o las fuentes mal substituidas que cambian la forma/legibilidad de un documento.

La Utilización de OpenOffice v. 3.0.1 en el Generalato SVD y en otros niveles de misión SVD por todo el mundo definitivamente ayudará a mejorar el flujo y la productividad, mientras que los gastos y la dependencia (sobre Microsoft y su renuencia a ser mundialmente compatible) se reducirán considerablemente.

¿Promoción de OpenOffice?

Muchos usuarios no son conscientes de que el procesador de texto que ellos en realidad usan. Muy pocos usan una suite particular de oficina en su total capacidad. Todos los ordenadores tienen más procesadores de texto instalados. Aunque uno pueda estar más familiarizado con un modo particular de hacer las cosas y ser más productivo con un software particular, los conceptos son prácticamente los mismos para todas las suites establecidas de oficina, que hacen la conmutación de uno a otro sin problemas, casi sin costuras: Por lo general es sólo asunto de algunos artículos del menú que cambian de sitio.

Algunos podrían querer Microsoft Office en su ordenador para trabajar cómodamente, pero agregar OpenOffice al lugar de trabajo no creará ningún problema, considerando los recursos de hardware generosos de los ordenadores de hoy. La OpenOffice adicional puede realzar la productividad, permitiendo a la gente abrir, tratar y salvar más tipos de documentos sin la necesidad de pedir ayuda. Ya que puede tratar documentos de WordPerfect bien, OpenOffice seguramente puede sustituir WordPerfect Office en el ordenador. Muchas organizaciones internacionales y gobiernos nacionales (Bélgica, Brasil, Croacia, Dinamarca, Francia, Alemania, Japón, Malasia, Países Bajos, Noruega, Polonia, Rusia, Sudáfrica, Suiza, Venezuela, el Reino Unido, Uruguay...) aprueban el empleo de ODF "para ayudar asegurar que la información del gobierno, los registros y los documentos sean accesibles [a sus componentes] a través de plataformas y aplicaciones, tal como cambian las tecnologías hoy y en el futuro. " ODF es visto como " esencial a la Visión de la Administración Obama de Gobierno Abierto. "

Estar abierto a ODF es también un modo de expresar nuestra solidaridad con los cohermanos y la gente de medios menores. De hecho, OpenOffice se ha convertido en la primera opción en muchos países en vía de desarrollo en el mundo entero, donde la mayor parte de los usuarios no pueden permitirse cientos de dólares estadounidenses para una copia de Microsoft Office o WordPerfect Office, que puede ser instalada sobre un sólo ordenador y sólo para la vida de aquel ordenador.

Más detalles y descargas disponibles en

  1. http://www.openoffice.org/
  2. http://projects.openoffice.org/native-lang.html

- thomas kallanchira, SVD